Article 1 : Propos préliminaires Les présentes conditions générales de vente (ci-après désignés les « CGV ») régissent l'ensemble des relations entre :
- La société My HAPPENING ............................................................. Et - Le Client professionnel.
Les conditions générales de ventes décrites ci-après détaillent les droits et obligations entre d’une part, l’agence My Happening (la « Société / L’organisateur»), vendant les services définis ci-après, et d’autre part, la personne physique ou morale, dénommée « le Client », achetant un ou plusieurs de ces services par l’intermédiaire d’un contrat tel que défini à l’article 2 des présentes. Ces services sont soumis aux présentes conditions générales.
Les services proposés par la Société sont les suivants : ✔ Création, conception, réalisation, organisation et communication d'évènements privés ou professionnels, conception et organisation de séminaires, conférences, réceptions, conventions, foires, expositions, congrès, programmes de motivation ou de cohésion d'équipe, comités de direction, événements VIP, séminaires de formation ou de motivation, voyages d'entreprises, conseils d'administration ou comités de direction, road shows, lancement de nouveaux produits, animation, destinées aux professionnels et au grand public, ✔ Opération de relations publiques autour d'évènements sportifs, culturels et professionnels aux niveaux national et international, ✔ Création de concepts événementiels, études, conseils et stratégie en marketing et communication. Fourniture de tous matériels, supports et articles nécessaires aux manifestations, traiteur (sous-traitance), vêtements et accessoires personnalisés, création de décor, fourniture florale, transport des clients (sous- traitance), ✔ Les activités d'intermédiaire de commerce et d'apporteur d'affaires, ✔ L'achat, la vente, la prise à bail, la location, la gérance, la participation directe ou indirecte par tous moyens ou sous quelque forme que ce soit, à toutes entreprises et à toutes sociétés créées ou à créer, ayant le même objet ou un objet similaire ou connexe, sauf s'il s'agit d'une autre entreprise unipersonnelle à responsabilité limitée, ✔ Et plus généralement toutes opérations industrielles, commerciales, financières, mobilières ou immobilières pouvant se rattacher directement ou indirectement à l'objet social ci-dessus spécifié ou à tout autre objet similaire ou connexe.
Article 2 : Contrat Le devis, complété des présentes conditions générales de vente, constitue une proposition de contrat pour lequel le Client, ou son éventuel mandataire pour lui-même, déclare expressément disposer du pouvoir, de l’autorité et de la capacité nécessaires à sa conclusion et à l’exécution des obligations lui incombant.
Le Client est tenu de prendre connaissance des Conditions générales de vente avant tout passation de commande. Elle sont systématiquement communiquées à tout Client préalablement à la conclusion du contrat et prévaudront, le cas échéant, sur toute autre version ou tout autre document contradictoire.
Tout autre document que les présentes conditions générales de ventes émanant de la Société (notamment prospectus, publicités ou notices, n’a qu’une valeur informative et indicative non contractuelle.
De convention expresse entre le Client et la Société, l’acte d’envoi du seul devis signé ou bon de commande vaut de sa part acceptation des termes du contrat et notamment des présentes conditions générales de vente. Pour certains événements, l’agence pourra également imposer les conditions générales de ses partenaires qui devront également être appliquées. L’agence enverra dans ce cas au client le détail de ces conditions en complément du devis.
Les CGV pouvant faire l'objet de modifications ultérieures, la version applicable à l'achat du Client est celle en vigueur au jour de la conclusion du contrat. Elles s’appliquent pendant la durée nécessaire à la fourniture des biens et services associés souscrits, jusqu'à extinction des éventuelles garanties correspondantes.
La Société se réserve la possibilité d'adapter ou de modifier à tout moment les CGV. Il appartient donc au Client de s’assurer au moment de valider sa commande de la version des CGV applicable et de leur contenu. L’acceptation des CGV sera donc renouvelée à chaque commande.
Elles expriment l'intégralité des obligations et des droits des Parties.
Le Client déclare avoir, préalablement à la signature du Contrat, obtenu toutes les informations qui lui sont nécessaires pour s’engager en toute connaissance de cause et avoir pris le soin de vérifier que les conditions de sa commande correspondent à ses besoins.
Les commandes de prestations effectuées par le Client auprès de la Société sont fermes, irrévocables et définitives dès la formation du Contrat. Dès lors, aucune modification des conditions d’exécution de ces dernières ne pourra être effectuée à compter de la signature du Contrat, si ce n’est au terme d’un accord exprès écrit entre le Client et la Société, qui constituera un avenant au Contrat.
Article 3 : Obligations de l’agence La Société a obligation de mettre en œuvre tous les moyens qu’elle juge nécessaires et suffisants pour satisfaire ses clients, dans la limite des services contractualisés. Le Prestataire peut sous-traiter une ou plusieurs Prestations à tout tiers de son choix.
De convention expresse entre le Client et la Société, dans le cadre de l’organisation d’un événement, il est convenu que la Société effectue les réservations fermes avec son ou ses prestataires qu’après réception et encaissement effectif du premier acompte ou de l’acompte unique tels que définis à l’article 5 des présentes.
En cas d’indisponibilité, pour la date souhaitée, du ou des prestataires prévus consécutivement au délai séparant la réalisation du devis de l’encaissement de l’acompte, l’agence fera son possible pour proposer au Client un ou plusieurs prestataires équivalents ou similaires pour les services contractualisés.
Cette nouvelle proposition de l’agence n’engage en aucun cas le Client qui est libre de l’accepter ou non. En cas d’acceptation de la nouvelle proposition par le Client, la relation entre la Société et le Client se poursuit dans les conditions stipulées aux présentes et sans modification du contrat initial. En cas de refus de la nouvelle proposition, le ou les acomptes sont remboursés au Client dans les 30 jours, à compter de la réception par la Société du refus écrit de ladite proposition.
Article 4: Obligations du client Le Client s’engage, pendant toute la durée du contrat, à coopérer avec le Prestataire afin de lui permettre d’exécuter les Prestations, et, notamment à lui donner accès aux éléments devant faire l’objet des Prestations.
A ce titre, le Client doit se trouver sur place lors de l’intervention du Prestataire.
Les Prestations fournies par le Prestataire sont à l’exclusif bénéfice du Client.
Le Client s’engage à ne pas dissimuler d’éléments liés à l’évènement, à l’Organisateur ou à ses partenaires, dissimulation qui serait de nature à retarder, entraver, contrarier, désorganiser le projet ou sa réalisation. Le Client fera en sorte de faciliter l’accès aux informations dont l’Organisateur aurait besoin.
Le Client s’oblige à respecter et à accomplir les conditions particulières de tel(s) ou tel(s) intervenant(s) sélectionné(s) et en particulier à régler tout cautionnement ou garantie qui s’avérerait nécessaire avant le parfait règlement de l’intégralité des sommes dues.
Le Client s’engage à ne pas intervenir directement, avant, pendant et après l’événement, auprès des fournisseurs, sous-traitants, personnels et collaborateurs de l’Organisateur.
Si après une éventuelle dénonciation du contrat le Client venait à réaliser ou faire réaliser l’événement qui aurait été défini initialement par My Happening, une somme égale à 30% de tous les projets devisés et plagiés serait due à la SAS My Happening.
Article 5 : Prix des prestations Les tarifs des services vendus sont ceux en vigueur au jour de l’envoi du devis au client. Ils sont libellés en euros et calculés hors taxes. Ils seront majorés du taux de TVA. En cas de réponse supérieure à 15 jours après l’envoi du devis, l’agence s’accorde le droit de modifier ses tarifs à tout moment si cela est justifié. Ils seront applicables à toute nouvelle proposition ou à tout avenant de contrat émis postérieurement à ce délai.
5.1. Evénement incluant de l’hébergement et/ou de la restauration et ou du transport a) Réservation confirmée à réception de 50% du montant total de la manifestation. Le solde sera versé au plus tard 10 jours après la date de l’événement.
Exception : Selon le prestataire hébergement et/ou de la restauration et/ou transport, il est possible que ses conditions générales de vente imposent une facturation globale 100% avant l’événement. Dans ce cas le client sera informé au préalable de ces conditions spécifiques pour être acceptées et procéder au règlement nécessaire de la facture.
b) A la fin de la prestation, en cas de surcoût dont le prix aura préalablement été communiqué au Client, My Happening calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture.
5.2. Prestations annexes a) Réservation confirmée à réception de 50% du montant total de la manifestation. Le solde sera versé à réception de la facture, 10 jours maximum après l’événement. b) Le Client sera responsable du paiement de toutes dépenses non liées au contrat (frais liés au vol, remplacement ou détérioration du matériel...) encourues par lui ou par ses invités. c) A la fin de la prestation, en cas de surcoût dont le prix aura préalablement été communiqué au Client, My Happening calculera le prix effectivement dû et enverra une facture au Client mentionnant ce supplément en plus du prix de base. Le Client devra payer le solde des sommes dues (après avoir pris en compte les paiements anticipés et les acomptes versés) à réception de la facture. A défaut de versement du premier acompte ou de l’acompte unique, la Société ne garantit pas la disponibilité des prestations et/ou intervenants avec lesquels le devis a été chiffré.
5.3. Pénalités de retard En cas de défaut de paiement total ou partiel des services facturés, le client doit verser à l’agence une pénalité de retard calculée au taux annuel de 11% sur le montant TTC, exigibles dès le jour suivant la date de règlement figurant sur la facture, ainsi qu’une indemnité forfaitaire de 40€ pour frais de recouvrement.
Une indemnité complémentaire pourra être réclamée, sur justificatifs, lorsque les frais de recouvrement exposés sont supérieurs au montant de l’indemnité forfaitaire.
En outre, en pareil cas, le Prestataire se réserve la possibilité de suspendre le Contrat ou de le résilier.
Article 6 : Modifications du fait du client Si, dans les 10 jours ouvrés qui précèdent le début de l’événement, le client souhaite réduire le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, My Happening pourra lui facturer le prix de la prestation prévue initialement sur ledit contrat.
Dans tous les cas, le nombre final de participants facturé ne pourra être inférieur à « 90% du nombre précisé sur le contrat initial ».
Si, dans les 10 jours qui précèdent le début de l’événement, le Client souhaite augmenter le nombre de participants, le nombre ou type de prestations, ou la durée de l’événement prévu(e) initialement sur le contrat, My Happening fera son possible pour fournir les services nécessaires en fonction de ces modifications et pourra augmenter ses coûts en conséquence. My Happening ne sera pas responsable s’il ne peut fournir ces services supplémentaires. Article 7 : Modification du fait de l’organisateur My Happening s’efforce de tout faire pour le bon déroulement de la manifestation/prestation du Client, sans toutefois qu’il puisse être tenu pour responsable des cas fortuits, des causes de force majeure ou du fait de tiers. Cependant, même dans ces dernières hypothèses, My Happening s’efforcera de rechercher des solutions propres à surmonter toute difficulté apparue. Si avant la date de début de l’évènement celui-ci est modifié sur un élément essentiel du contrat, le client peut dans un délai de 7 jours après en avoir été averti : – Soit annuler le contrat (par courrier ou email uniquement), auquel cas il obtiendra le remboursement immédiat de toutes les sommes versées ; – Soit accepter la modification qui lui est proposée. Dans ce cas, un devis modifié lui sera adressé par courrier électronique lui sera adressé lui précisant les modifications, la diminution ou l’augmentation du prix.
Le client ne pourra prétendre à aucune indemnité si la modification de l’évènement est imposée par un cas de force majeure ou des raisons liées à la sécurité des participants. De plus, My Happening ne saurait être confondue avec ses prestataires qui conservent à l’égard de tout client leurs propres conditions générales ainsi que les responsabilités propres à leur activité aux termes des statuts qui les régissent, de leur législation nationale ou des conventions internationales instituant entre autres dispositions, une limitation de responsabilités.
My Happening ne pourra de ce fait être tenue responsable des défaillances de ses prestataires qui annuleraient ou modifieraient une prestation pour des raisons techniques.
Article 8 : Conditions d’annulation Annulation par le Client Sauf accord spécial, si le Client annule la réservation ou résilie le présent contrat avant l’opération, My Happening conservera les acomptes versés quel que soit le motif de cette annulation, à titre d’indemnité contractuelle irréductible de résiliation du contrat.
Par ailleurs, en cas d’annulation de la part du Client, ce dernier devra payer à My Happenning, au titre de faculté de dédit, les frais d’annulation suivants :
- Entre la date de signature du contrat et 30 jours ouvrés avant la date de début de l’évènement, 30 % du montant total de la prestation seront dus à My Happening et possibilité de report dans les 6 mois.*
- Entre 29 jours et 16 jours ouvrés avant la date de début de prestation, 50 % du montant total de la prestation seront dus à My Happening et possibilité de report dans les 6 mois.*
- Moins de 15 jours ouvrés avant l’évènement, la totalité du montant de la prestation sera due à My Happening et report de la prestation si possible.
- Dans le cadre d’un événement nécessitant du transport, en cas d’annulation quel que soit sa date, si un billet est émis il est non remboursable.
* si aucun report n’est fixé, le % facturé ne sera pas restitué. Si une nouvelle date est convenue dans les 6 mois, le montant facturé se déduira de la nouvelle prestation.
La non présentation du client le jour de l’évènement ne pourra donner lieu à un remboursement de la prestation.
Cas spécifique COVID-19 ou autre pandémie : ce motif d’annulation sera traité au même titre que les autres demandes.
En cas de report d’évènement du fait du client, des frais de dossier seront imputés à hauteur de 10% de la commande globale pour palier au temps consacré à la réorganisation globale de l’évènement. Le client, dans le cas d’un report, ne pourra annuler ou réduire les prestations de sa commande initiale si le ou les prestataires au préalablement retenus ne sont pas disponibles.
My Happening s’efforcera de trouver des partenaires similaires et transmettra un avenant au contrat si nécessaire.
Annulation par My Happening
Dans le cas où, pour une raison justifiée et indépendante de sa volonté, autre qu’un cas de force majeure, My Happening se trouverait dans l’impossibilité d’effectuer une partie ou la totalité d’une prestation prévue, sa responsabilité serait strictement limitée au remboursement des sommes (correspondant à la prestation non réalisée) versées par le Client.
Article 9: Force Majeure En cas de force majeure entraînant une impossibilité pour My Happening d’exécuter ses obligations au titre du Contrat, My Happening en informera le Client dans le plus bref délai à compter de la survenance de cette impossibilité. Les obligations de My Happening seront suspendues et sa responsabilité sera dégagée uniquement pour les obligations ou les prestations que le cas de force majeure rendra impossible à réaliser. Les Parties se concerteront pour convenir de bonne foi d’une solution de nature à permettre la poursuite du Contrat.
Dans la mesure où le cas de force majeure rendrait impossible la poursuite du Contrat pendant une durée supérieure à SOIXANTE (60) jours calendaires, celui-ci pourra être résilié de plein droit et sans formalité judiciaire par l’une ou l’autre des Parties par lettre recommandée avec accusé de réception adressée à l’autre Partie sans qu’il ne soit dû d’indemnités de part et d’autre.
Article 10 : Assurance Dans le cadre de son activité, My Happening souscrit à une assurance Responsabilité Civile professionnelle couvrant les incidents éventuels dont My Happening serait directement responsable (matériel ou personnel mis en cause).
Néanmoins, le client est libre de souscrire auprès de la compagnie de son choix à une assurance complémentaire (assistance, prévoyance, annulation,...) pour couvrir tout incident dont ses participants ou représentants seraient directement responsables.
Article 11 : Responsabilité du client Le client devra indemniser My Happening pour tout dommage ou perte, coûts et dépenses supportés par My Happening ou un de ses clients, prestataires ou employés et causés par le Client, un de ses invités, agents ou employés qui résulterait de l’organisation de l’événement. My Happening décline toute responsabilité pour les dommages de quelque nature que ce soit (vols, dégradations...) affectant les biens de toute nature (effets personnels, matériels...) apportés par le client ou appartenant aux participants, quel que soit l’endroit où les biens sont entreposés (parking, salons...).
Article 12 : Confidentialité / RGPD L’agence s’engage à ne pas vendre, partager ni divulguer des données personnelles nominatives du client à des tiers en dehors de son propre usage. Cependant, ces données peuvent être occasionnellement transmises à des tiers agissant pour le compte de l’agence ou en relation avec l’activité de l’agence dans le cadre de l’utilisation pour laquelle elles avaient été recueillies à l’origine. Le client dispose du droit d’accès et de mise à jour de ses données personnelles nominatives ainsi que du droit de demander leur suppression, conformément à la Loi n°78-17 du 6 janvier 1978, relative à l’informatique, aux fichiers et aux libertés. Le client peut exercer son droit d’accès ou de correction en contactant l’agence par courrier à l’adresse : My Happening – 21 bis rue Danièle Casanova – 49130 Les Ponts de Cé.
Les Clients disposent du droit de refuser le traitement de leurs données ou solliciter une limitation de ce traitement. Ces demandes formulées doivent être expresses.
Les clients disposent toujours du droit de présenter une réclamation auprès de la Commission Nationale de l'Informatique et des Libertés (CNIL – www.cnil.fr).
Article 13 : Propriété intellectuelle En application des articles L.111-1 et L.123-1 du code de la propriété intellectuelle, la proposition d’intervention de l’agence et son contenu restent la propriété exclusive de My Happening et ne peuvent en aucun cas être transmis et/ou mis en œuvre par une autre agence, un autre prestataire ou par un service intégré du client ou de ses partenaires.
Article 14 : Publicité et droit à l’image A titre de références et d’actions publicitaires, l’agence est autorisée à reproduire ou diffuser tout ou partie de données de l’événement sur son site internet ou sur tout autre support de communication dont elle pourrait faire usage ; en particulier la dénomination sociale du client ou le nom de la marque du client, le logo du client ou de la marque du client, les reportages photographiques et vidéos, les témoignages écrits ou audio.
Le client déclare avoir recueilli les autorisations expresses des tiers figurant dans les données de l’événement, notamment celles des parents ou tuteurs pour les mineurs, et dégager ainsi l’agence de tout recours de tiers à son encontre visant à interdire la publication de données de l’événement ou à demander des dommages et intérêts.
Par ailleurs, dans le cadre de l’utilisation et de la diffusion par le client de photos, vidéos, extraits écrits ou audio issus de l’événement dont l’organisation a été confiée à l’agence, le client s’engage à indiquer systématiquement la mention «Organisation : My Happening ».
Article 15 : Caractère personnel Le présent contrat est personnel au Client et ne peut être cédé en aucun cas.
Article 16 : Réclamations Toute réclamation suite à un évènement, doit être transmise le plus rapidement possible à la SAS My Happening, par écrit par voie postale, sous un délai de 8 jours. Passé ce délai aucune réclamation ne pourra être acceptée.
Ce contrat est régi par la loi française et tout litige s’y apportant sera soumis à la juridiction du Tribunal de commerce d’Angers.